Sprint do cilja - Scrum tim mora jasno definirati i dugoročne i kratkoročne ciljeve - Android

U ovom nastavku serijala o novom Vodiču za Scrum saznajte zašto je nužno da Scrum tim ima jasno definirane dugoročne (cilj proizvoda) i kratkoročne ciljeve (ciljeve sprinta).

Cjeloviti osvrt na Vodič za Scrum 2020.

Ovaj članak je dio serije članka o novom Vodiču za Scrum:

1. Autori Scruma objavili novi Vodič za Scrum! Što sve moram znati o njemu?
2. Vodič za Scrum 2020: Tko priča s korisnicima? Scrum tim! Tko radi? Scrum tim! Tko je odgovoran? Pa Scrum tim!
3. Product Backlog, Sprint Backlog, Inkrement: Scrum osigurava maksimalnu transparentnost
4. Sprint do cilja: Scrum tim mora jasno definirati i dugoročne i kratkoročne ciljeve

Obveze Scrum Tima

Novi Vodič za Scrum precizno definira tri obveze Scrum tima (eng. commitments) koje povezuje s postojećim Scrum artefaktima. To su obavezni elementi okvira za Scrum koji su definirani na sljedeći način:    

1. Ispunjenje cilja proizvoda (eng. Product Goal) je obveza koju Scrum tim preuzima u kontekstu dugoročnog rada na Product Backlogu. U svakom pojedinom trenutku Scrum tim ima definiran samo jedan dugoročni cilj proizvoda kojeg želi dostići razvojem proizvoda. Na putu do ostvarenja tog cilja tim radi odgovarajući posao i donosi različite odluke i sve te informacije su transparentno vidljive kroz stavke na Product Backlogu.
2. Ispunjenje cilja sprinta (eng. Sprint Goal) je obveza koju Scrum tim preuzima u kontekstu rada na Sprint Backlogu unutar svakog sprinta. Cilj sprinta je kratkoročni cilj koji Scrum tim definira za svaki sprint i treba biti takav da ih vodi korak bliže ispunjenju cilja produkta. Na putu do ostvarenja tog cilja tim unutar sprinta radi odgovarajući posao i donosi različite odluke i sve te informacije su transparentno vidljive kroz stavke na Sprint Backlogu.
3. U kontekstu proizvodnje svakog novog inkrementa Scrum tim preuzima obvezu uskladiti taj inkrement sa svojom definicijom gotovog (eng. Definition of Done). Ova definicija sadrži kriterije kvalitete i dovršenosti u skladu s kojima Scrum tim želi razvijati proizvod pa iz nje proizlazi niz aktivnosti i provjera koje je tim u obvezi odraditi za svaki inkrement kako bi osigurao njegovu kvalitetu i dovršenost.

Scrum tim se obvezuje ispunjavati ciljeve sprinta i kontinuirano proizvoditi gotove inkremente te tako dostići cilj proizvoda

Kroz ovako definirane obveze naglasak je stavljen na nužnost jasno definiranih dugoročnih i kratkoročnih ciljeva i na nužnost definiranja očekivane razine kvalitete proizvoda. Oni motiviraju Scrum tim i pomažu mu da ostane fokusiran na razvoj upravo onakvog proizvoda koji je krajnjem korisniku u danom trenutku vrijedan i koristan. Također pridonose transparentnoj prirodi svakog artefakta koja je potrebna da bi Scrum tim kontinuirano donosio odluke koristeći načela empirizma (kontinuirani uvid u stvarno stanje i prilagodbu planova i narednih aktivnosti) uz poštivanje sustava Scrum vrijednosti.

Each artifact contains a commitment to ensure it [the artifact] provides information that enhances transparency and focus against which progress can be measured. […] These commitments exist to reinforce empiricism and the Scrum values for the Scrum Team and their stakeholders.  

Inkrement predstavlja trenutno stanje proizvoda, a iz stavki na Product Backlogu se jasno vidi koje se još nove funkcionalnosti planiraju ugraditi u proizvod kako bi se dostigao cilj proizvoda. Prilikom planiranja svakog sprinta, Scrum tim utvrđuje koliko je blizu ostvarenju cilja proizvoda i dogovara cilj sljedećeg sprinta koji je usklađen s ciljem proizvoda i koji će ih voditi u ispravnom smjeru. Za vrijeme rada na novom inkrementu Scrum tim istovremeno teži ispuniti cilj sprinta i održati razinu kvalitete i dovršenosti koja je određena definicijom gotovog. Drugim riječima, Scrum tim u svakom trenutku može ocijeniti kako napreduje: zna se koliko posla je već napravljeno, kakva je kvaliteta i dovršenost trenutnog proizvoda i kako izgleda aktualizirana procjena posla kojeg je još potrebno odraditi da bi se ispunio zadani cilj proizvoda.

U ovom nastavku serijala donosimo sve o ciljevima u Sprintu, a u sljedećem ćemo se baviti definicijom gotovog odnosno očekivanom razinom kvalitete i dovršenosti proizvoda na kojem Scrum tim radi.

Cilj proizvoda

Nerijetko razvoj proizvoda vrluda u raznim smjerovima, što rezultira neostvarenim poslovnim rezultatima i nezadovoljstvom korisnika. To se događa kada ne postoji jasna vizija tog proizvoda, odnosno kada strateški ciljevi organizacije koji utječu na taj proizvod nisu jasno postavljeni i svima poznati.

Organizacija koja razvija jedan ili više proizvoda djeluje na više razina planiranja i odlučivanja. Na najvišoj razini govorimo o viziji organizacije (eng. Company Vision) koja daje odgovor na pitanje što organizacija želi ostvariti u budućnosti i predstavlja svojevrsnu težnju organizacije da dosegne neko zamišljeno buduće stanje i rezultate. Poslovna strategija (eng. Business Strategy) čini put do vizije konkretnijim tako što definira dugoročne specifične i mjerljive poslovne ciljeve (eng. Business Goals) i daje okvire poslovnih aktivnosti koji vode prema ostvarenju tih ciljeva. Organizacije danas za predviđanje i postavljenja poslovnih ciljeva često koriste tehnike poput OKR (eng. Objective and Key Results) ili KPI (eng. Key Performance Indicators). Ove više razine planiranja i odlučivanja su obično u domeni djelovanja visokog vodstva i izvršnih direktora.

Na sljedećoj razini se već nalazimo u domeni vizije i strategije proizvoda. Po istoj analogiji, vizija proizvoda (eng. Product Vision) opisuje sveobuhvatnu svrhu proizvoda i daje inspirativni odgovor na pitanje čemu taj proizvod služi, kome je namijenjen i kakve korisničke potrebe adresira. Strategija razvoja proizvoda (eng. Product Strategy) definira okvire rada na proizvodu koji dugoročno vode prema dostizanju vizije proizvoda. Dio definiranja strategije je postavljanje niza specifičnih i mjerljivih ciljeva koje je potrebno ostvariti kroz duži period da bi se proizvod približio svojoj viziji. Novi element Scruma – cilj proizvoda (eng. Product Goal) odgovara upravo tim ciljevima koji su dio strategije razvoja proizvoda.

Horizonti planiranja vizije, strategije i ciljeva organizacije i proizvoda Referenca: The Professional Scrum Product Owner Book

Kakav mora biti cilj proizvoda?

“Pročešljamo” li Vodič za Scrum tada ćemo pronaći brojne bitne karakteristike cilja proizvoda.

 [The Scrum Team] is a cohesive unit of professionals focused on one objective at a time, the Product Goal.

The Product Goal describes a future state of the product which can serve as a target for the Scrum Team to plan against.

The Product Goal is the long-term objective for the Scrum Team. They must fulfill (or abandon) one objective before taking on the next.

 Cilj proizvoda je jedinstveni dugoročniji “viši” cilj koji Scrum tim želi postići razvojem proizvoda i kojeg se on obvezuje ispuniti. Takav cilj definira smjer razvoja proizvoda, pomaže Scrum timu u odlučivanju na svim razinama i potiče ih da ostanu fokusirani. Zašto? Zato što sve aktivnosti rada na proizvodu kroz Product Backlog i Sprint Backlog moraju voditi u istom jasno definiranom smjeru – prema cilju proizvoda.

U svakom pojedinom trenutku Scrum tim ima definiran samo jedan cilj proizvoda i oni su ga u obvezi ispuniti ili napustiti. Cilj može prestati biti smislen i to će Scrum timu postati jasno uslijed rada na proizvodu, a kroz kontinuirani uvid u stvarno stanje i prilagodbu daljnjih koraka. U oba slučaja je potrebno definirati sljedeći novi cilj proizvoda i krenuti u smjeru njegovog ostvarenja.

The Product Owner is also accountable for effective Product Backlog management, which includes developing and explicitly communicating the Product Goal.

The Product Goal is in the Product Backlog. The rest of the Product Backlog emerges to define “what” will fulfill the Product Goal.    

Definiranje cilja proizvoda je u domeni odgovornosti Product Ownera. Kao što smo već pisali u prethodnim nastavcima ovog serijala, Product Owner je član Scrum tima odgovoran za maksimizaciju vrijednosti proizvoda koji nastaje kao rezultat rada cijelog Scrum tima. Definirajući i jasno komunicirajući cilj proizvoda prema ostatku Scrum tima on jednoznačno opisuje svoje gledište na budući željeni proizvod i time definira jasan smjer rada na proizvodu. To ujedno znači da je dobro definirani cilj proizvoda nužan i dovoljan za početak rada na nekom proizvodu. Sve stavke na Product Backlogu koje opisuju planirane aktivnosti rada na proizvodu proizlaze iz operativnog posla kojeg Scrum tim treba odraditi kako bi razvio upravo onakav proizvod koji ispunjava svoj cilj. Cilj proizvoda komunicira namjeru, ali ne i konkretne korake kako ga ispuniti. Product Owner i developeri zajednički otkrivaju te konkretne korake i razrađuju ih kroz stavke na Product Backlogu. Cilj proizvoda sa stavkama na Product Backlogu svima daje transparentan uvid u planirani posao Scrum tima i očekivane rezultate njegovog rada.  

An Increment is a concrete stepping stone toward the Product Goal.

Sprints enable predictability by ensuring inspection and adaptation of progress toward a Product Goal at least every calendar month.

[During the Sprint Review] the Scrum Team presents the results of their work to key stakeholders and progress toward the Product Goal is discussed.

Svaki novi inkrement vodi bliže ostvarenju cilju produkta. Da bi Scrum tim mogao kontinuirano provjeravati ide li u ispravnom smjeru i koliko daleko je od ostvarenja cilja proizvoda, on mora biti specifičan, mjerljiv i dostižan. Kompetentan Product Owner će kontinuirano osluškivati potrebe tržišta, analizirati povratne korisničke informacije i voditi računa o tome što radi konkurencija, kako bi ocijenio je li cilj proizvoda i dalje validan i hoće li budući inkrementi usklađeni s takvim ciljem rezultirati maksimalnom vrijednošću za korisnika. Za očekivati je da će se cilj proizvoda mijenjati i postupno evoluirati sukladno napretku na razvoju proizvoda, a pregled sprinta (eng. Sprint Review) je idealan trenutak svakog sprinta kada Scrum tim može analizirati cilj proizvoda sa svim svojim dionicima.

Cilj sprinta

Pogledamo li ponovo gornju sliku koja pokazuje horizonte planiranja vizije, strategije i ciljeva organizacije i proizvoda, tada po već opisanoj analogiji možemo uočiti gdje smještamo cilj sprinta (eng. Sprint Goal). To je kratkoročni taktički cilj kojeg Scrum tim želi postići u svakom pojedinom sprintu s namjerom da se ostvarenjem tog cilja primaknu bliže ostvarenju cilja produkta.

The Sprint Goal is the single objective for the Sprint.

The whole Scrum Team then [during Sprint Planning] collaborates to define a Sprint Goal that communicates why the Sprint is valuable to stakeholders.

The Sprint Backlog is composed of the Sprint Goal (why), the set of Product Backlog items selected for the Sprint (what), as well as an actionable plan for delivering the Increment (how).

Planiranje sprinta započinje tako što Product Owner developerima prezentira svoju viziju cilja sprinta i ukazuje na stavke pri vrhu Product Backloga koje odgovaraju takvom cilju. Drugim riječima, on zna na čemu je upravo sada potrebno raditi da bi se postigla najveća vrijednost, organizirao je razradu stavki i prilagodio njihov redoslijed. Unaprijed se pripremio i na planiranje sprinta dolazi s jasnom predodžbom o vrijednosti koju bi Scrum tim trebao realizirati radom u sprintu i potencijalnim ciljem sprinta. Tijekom planiranja sprinta, Product Owner i developeri diskutiraju o predloženom cilju, stavkama na Product Backlogu koje treba preuzeti u Sprint Backlog da bi se taj cilj ostvario i operativnom planu rada na tim stavkama. Planiranje završava kada se postigne konsenzus i kada developeri prihvate originalno predloženi ili djelomično prilagođeni cilj sprinta i odaberu koje stavke će konačno preuzeti na Sprint Backlog. 

The Sprint Goal also creates coherence and focus, encouraging the Scrum Team to work together rather than on separate initiatives.

The purpose of the Daily Scrum is to inspect progress toward the Sprint Goal and adapt the Sprint Backlog as necessary, adjusting the upcoming planned work. 

Cilj sprinta nastaje za vrijeme planiranja sprinta i mora voditi korak bliže ostvarenju cilja proizvoda

Kako sprint napreduje i kako nastaju obrisi budućeg Inkrementa, developeri kontinuirano rade uvid u napredak prema ostvarenju cilja sprinta. Minimalno jednom u danu, za vrijeme dnevnog sastanka (eng. Daily Scrum), moraju procijeniti kako napreduju prema cilju i dogovoriti se oko daljnjih operativnih koraka. Stavke s Product Backloga preuzete u Sprint Backlog zadržavaju isti redoslijed, tako da su stavke pri vrhu Sprint Backloga bitnije od stavki pri dnu Sprint Backloga. Isto tako, stavke pri vrhu više pridonose ostvarenju cilja sprinta nego stavke pri dnu. Developeri djeluju kao skladna grupa i svi su fokusirani na ostvarenje cilja sprinta. Svoj rad organiziraju tako da osiguraju da se stavke odrađuju od vrha prema dnu Sprint Backloga, jer primjenom takve strategije imaju najveće šanse ostvariti cilj sprinta.

During the Sprint, no changes are made that would endanger the Sprint Goal.

As the Developers work during the Sprint, they keep the Sprint Goal in mind. If the work turns out to be different than they expected, they collaborate with the Product Owner to negotiate the scope of the Sprint Backlog within the Sprint without affecting the Sprint Goal.

A Sprint could be cancelled if the Sprint Goal becomes obsolete.

Cilj sprinta se ne bi trebao mijenjati nakon što je usuglašen za vrijeme planiranja sprinta. S druge strane, posao za pojedine stavke na Sprint Backlogu se mijenja u realnom vremenu kroz sprint, zato što odražava nova saznanja do kojih developeri dolaze kroz konkretan rad na njihovoj implementaciji. Zaključe li developeri da se posao razlikuje od prije planiranog, u obvezi su obratiti se Product Owneru i s njim dogovoriti promjene Sprint Backloga, ali bez da ugroze već definirani cilj sprinta. U praksi se to najčešće svodi na odustajanje od manje bitnih stavki pri dnu Sprint Backloga sa svrhom da se otvori dovoljno prostora za rad na bitnijim stavkama pri njegovom vrhu.

Realistično je očekivati da Scrum tim ponekad ipak neće uspjeti ostvariti cilj sprinta i primaknuti se korak bliže cilju proizvoda. Možda će se dogoditi iznimka u produkcijskom okruženju koju će trebati hitno rješavati, možda infrastruktura neće biti spremna na vrijeme, možda će neki član tima otići na bolovanje, a “možda su u šumi“. Niz stvari u poslovnom okruženju je nemoguće predvidjeti i planirati i Scrum tim se tome mora znati prilagoditi. Sprint u kojem nije ostvaren cilj je neuspješan i o svemu što se dogodilo tijekom tog sprinta je potrebno otvoreno razgovarati za vrijeme osvrta na sprint (eng. Sprint Retrospective). Scrum tim mora analizirati uzroke neuspjeha i dogovoriti se oko prikladnih rješenja i preventivnih akcija kako se isti problemi ne bi ponovili. U iznimnim slučajevima se sprint može potpuno otkazati i to se događa jako rijetko. Razlog otkazivanja sprinta proizlazi iz činjenice da je cilj sprinta zastario ili postao irelevantan. Primjerice, to se može dogoditi ako platforma za koju razvijate proizvod prestane postojati (npr. Windows Phone).

Kako oblikovati ciljeve u Scrumu?

Razrada vizija, strategija i ciljeva uvelike ovisi o veličini i strukturi organizacije te domeni proizvoda kojeg Scrum tim razvija. Vodič za Scrum propisuje nužni minimum procesa koji je potrebno implementirati za organizaciju rada tima na razvoju proizvoda i namjerno ne sadrži nikakve detaljne upute kako oblikovati i razrađivati ciljeve. Za to je potrebno koristiti različite komplementarne prakse koje su većinom u domeni aktivnosti Product Ownera.

Želite li saznati više, pročitajte kako razraditi dobru strategiju proizvoda te oblikovati i propagirati strategiju od managementa prema Scrum timovima, a pogledajte i prijedloge kanvasa za definiranje vizije i strategije (1, 2). Pogledajte analizu SMART tehnike određivanja ciljeva i naučite kako mjeriti napredak prema ostvarenju ciljeva. Analizirajte listu pitanja za definiranje dobrog cilja sprinta i proučite kanvas koji vam u tome može pomoći. O potrebnim vještinama i znanjima iz domene Product Ownera krenite učiti iz knjige The Professional Scrum Product Owner Book.

U nastavku navodimo 2 primjera koja vam mogu pomoći pri razmišljanju o vašim vlastitim ciljevima:

Primjer 1:

• Proizvod: Autonomni sustav za upravljanje prometnom signalizacijom.
• Vizija proizvoda: Prevencijom automobilskih nesreća želimo spasiti živote.
• Cilj proizvoda: Modelirati autonomno upravljanje prometom pomoću semafora u ovisnosti o volumenu prometa.
• Cilj sprinta: Uspostaviti osnovni sustav za komunikaciju među semaforima.
• Stavke na Sprint Backlogu:
  • Semafor može poslati svoju lokaciju centralnom sustavu za upravljanje.
  • Centralni sustav može pratiti stanje svih semafora.
  • Semafori mogu međusobno komunicirati.

Primjer 2:

• Vizija proizvoda: Postati najbolja pekara u Hrvatskoj.
• Cilj proizvoda 1: Pokrenuti web stranicu za prodaju naših proizvoda u našem gradu.
  • Cilj Sprinta 1.1: Napraviti osnovnu strukturu web stranice.
  • Cilj Sprinta 1.2: Ugraditi opcije za pregled i kupovinu naših proizvoda.
  • Cilj Sprinta 1.3: Objaviti web stranicu i ostvariti prve online kupovine.
  • Cilj Sprinta 1.2: Ugraditi opcije za kupovinu pomoću kreditne kartice.
  • Cilj Sprinta 1.4: Dodati mogućnost komentiranja naših proizvoda nakon kupnje.
• Cilj proizvoda 2: Proširiti mogućnost prodaje na cijelu Hrvatsku.
  • Cilj Sprinta 2.1: Pronaći dobavljače izvan našeg grada.
  • Cilj Sprinta 2.2: Odabrati n pouzdanih dobavljača i uspostaviti suradnju.
  • Cilj Sprinta 2.3: Objaviti proširenje prodaje u određenim gradovima i ostvariti prve online kupovine.
• Cilj proizvoda 3: Podići svijest o nama preko aplikacije za android mobilne telefone.