Lora Pleško - Kako voditi tim i tvrtku u doba krize - Android

“Zaista se nemamo što žaliti”

Nije tajna da IT-ju dobro ide i u pandemiji. Okolnosti koje su nas njome zahvatile: rad od doma, neizravan kontakt, komunikacija putem digitalnih alata, sve je to na neki način već bila praksa među digitalcima. U jeku prvog vala korone u travnju, upitala sam Loru kako je na njihovo poslovanje utjecala pandemija. Započela je tada odgovor oprezno i zahvalno, ne znajući još ni sama kako će se odviti naredni period.

Srećom, kako trenutno radimo isključivo za američko tržište, za sada još ne osjećamo utjecaj na poslovanje, iako smo bili u pregovorima za dva domaća projekta koja su sada odgođena do daljnjega, tako da možemo reći da smo manji utjecaj ipak osjetili.

Mašinerija je nastavila i u koronakrizi raditi bez problema, a veliku ulogu u tome je imala i činjenica da nijednom njihovom klijentu zbog novonastale situacije nije patilo poslovanje.

Pola godine nakon, svi smo postali svjesni da IT unatoč koronakrizi nema puno briga, dapače, nekima čak posao cvjeta. Jesu li u Mašineriji nakon toga osjetili krizu išta konkretnije?

Ne odgovaram na ovo pitanje laka srca, jer se mi, za razliku od tolikog broja malih poduzetnika, zaista nemamo što žaliti, ali ako ništa drugo, ovo vrijeme nam je vrlo zorno prikazalo koliko je sve oko nas krhko i koliko jedan dan možeš imati sve, a sutradan ti egzistencija visi o koncu. No, IT je zahvalna branša.

Usred ljeta smo ugovorili novi projekt, a nekoliko njih su trenutno u pregovorima. Naš najveći klijent za kojeg već 5 godina gradimo i unapređujemo video-on-demand platformu je doživio porast od preko 300% u svom poslovanju jer u Americi, kao i globalno, ljudi puno više sjede kod kuće pa onda i puno više gledaju filmove.

Uistinu je tako. IT ima primjenu doslovno svugdje, a ove godine dogodilo se ono ključno – rijetko koja industrija može nastaviti poslovanje bez tehnologije u doba društvene izolacije.

Biznis se nešto lakše prilagodio nego što će ljudi

Iako je Mašineriji više-manje sada isto kao i prije, komentira Lora, ipak je prepoznala jedan trenutak koji bi bio znatno lakši u uredu, a to je mentoriranje i obuka juniora.

Mi smo unazad dva mjeseca zaposlili nekoliko novih ljudi, od kojih troje početnika (dvoje su još studenti) i iako to funkcionira OK i online, osjećam da bi ipak nešto lakše proces učenja i prilagodbe išao da se cijeli tim nalazi u uredu. Može se mentorirati i preko screensharea – naravno da uvijek za sve postoji alternativno rješenje, no govorim o razlici između optimalnog i suboptimalnog rješenja.

Najbolji nam je to primjer da – iako su mnoga IT poslovanja nastavila poslovati neometano – pandemija ometa već uigrane procese produkcije i one sitne, ali bitne kontakte s kolegama. Često se najbolje ideje rađaju u kuhinji, na hodnicima, pred zgradom, na pauzi, u prolazu – takve svakodnevne situacije u remote radu ne postoje. Lora mi kaže da se apsolutno slaže s time te smatra da remote rad ne može 100% zamijeniti uredsku atmosferu i prisnost, unatoč zajedničkim virtualnim ručkovima i pivama :).

Ustvari, oba načina rada imaju svoje prednosti i nedostatke, što ovisi i o uvjetima kako ureda tako i pojedinačnog kućnog ureda. Ali generalno, ljudi više vole remote jer kažu da se kod kuće mogu bolje fokusirati, manje je upadica kolega i općenitog ometanja, tako da je i količina obavljenog posla uglavnom veća. Rad u uredu je sigurno fragmentiraniji, ali iako se gubi na fokusu, dobiva se upravo na tim ljudskim mikro interakcijama što ponekad dovede do neke ideje ili rješenja “u prolazu” koji se moguće ne bi inače dogodili.

Iskustvo je Loru i kolege naučilo da je dobra komunikacija ključna za uspjeh, stoga u ono malo vremena koje provedu u uredu, razvijaju komunikacijske vještine kako bi im remote rad tekao glatko.

Sjećate li se zbilja zašto je taj projekt dobro prošao?

Često se u prelasku na komunikaciju online događa da se stvari ne komuniciraju dovoljno, a ono što se komunicira, lako se zagubi u toni poruka i mailova. Međutim, ako stvari ne funkcioniraju dobro u startu, online sfera će te probleme samo iznijeti na vidjelo, komentira moja sugovornica:

Ako nemaš dobro postavljene komunikacijske procese, komunikacija će jednako zakazati kako u uredu tako i online. Često se i u uredu dogodi da netko nešto nije prenio i da je radi toga nastao problem. Čak se i uz dobru komunikaciju tu i tamo tako nešto dogodi. Mi smatramo da je komunikacija ključ dobre organizacije i kolaboracije te potičemo postavljanje pitanja (radije nego pretpostavljanja) i nerijetko na više mjesta dokumentiramo istu stvar.

Dokumentiranje im pomaže da iznova utvrde davno naučeno gradivo. Jer, kako smatra Lora, nakon nekoliko tjedana, a kamoli mjeseci, tim se jednostavno više ne sjeća zašto je nešto bilo napravljeno na određeni način, a često se radi o odlukama donesenim “in spur of the moment” radi lovljenja roka ili predviđanja budućih problema, ističe:

Dok nam je ta odluka u tom trenutku savršeno jasna, često ne osjećamo potrebu da odluku zapišemo i obrazložimo zašto smo se odlučili za takav pristup. A za razumijevanje projekta, pogotovo u budućim iteracijama, je taj “zašto” ključan moment, te koliko god se u tom trenutku može činiti redundantno, iskustvo nas je naučilo da se uvijek baš sve mora zapisati jer je naše ljudsko pamćenje dosta krhko.

Kako za organizaciju projekata i taskova koristimo Trello po scrum principu, najčešće takve zaključke pišemo uz određeni task uz koji je odluka donesena. Ako se radi o nečem generalnijem, interno smo si napravili vlastit knowledge database software koji smo po uzoru na Wiki nazvali Miki (Mašinerija wiki) i tamo zapisujemo naučene lekcije koje se tiču cjelokupnog organizacijskog procesa.

Izbjeći notifikacijski armagedon

Nije isto nekome usput napomenuti kroz otvoreni prostor da treba nešto provjeriti i cimati konstantno nekoga porukama na Slacku. No, nekada komuniciranje neke najmanje sitnice na vrijeme može pomoći u sprječavanju eskalacije nekog problema.

Kao za mnoge digitalne tvrtke, velik dio komunikacije u Mašineriji se odvija na Slacku, a na kojem imaju poseban kanal za svaki projekt, nekada i za pojedino područje unutar projekta (development, dizajn…). Lora mi objašnjava kako potiču da cijeli tim koristi pojedine kanale, pa čak i kada imaju raspravu s nekime 1:1, drugi članovi tima mogu biti u toku o određenom problemu.

Naravno, tu je tanka linija između želje da svi dobiju informacije (pa i one koje nisu direktno vezane za određenu osobu, ali pomažu sagledavanju veće slike projekta) i toga da se prouzroči “notifigedon” koji cijeli tim ometa u radu. Kako bi to mitigirali, uveli smo dva pravila:

1) što god se ne može brzo razjasniti u chatu, chat se prebacuje na video poziv, a zaključak se zatim napiše na kanalu (i drugdje ako treba) kako bi cijeli tim bio informiran;

2) kome god je potreban period fokusa bez prekidanja, može isključiti notifikacije (snooze), označiti se unavailable u kalendaru ili jednostavno ignorirati notifikacije dok ne završi task za koji mu je potreban apsolutni mir.

Slack Mašineriji služi za brzu komunikaciju ili zezanciju, kaže Lora, a kada neki problem nije moguće riješiti u dvije kratke poruke onda se prelazi na video sastanak koristeći Skype, Zoom ili Google Meet (interno).

Uvijek inzistiram da sastanci moraju biti video pozivi jer osim što se time stvara jači osjećaj bliskosti, sudionicima se i lakše na taj način koncentrirati, a i manje će se događati da si netko ode napraviti sendvič dok netko drugi ima monolog na neku temu Ako je veza loša, lako isključimo kamere naknadno.

Rade li moji kolege od doma kao u uredu?

Menadžeri, voditelji i team leadovi su često oni koji se pribojavaju da im remote kolege ne rade dovoljno jer im nisu na oku. Uvode se razne taktike nadzora i “mikro-menadžeriranja” iz straha i nepovjerenja, a to ima svoje posljedice.

Čovjek može jednako tako sjediti u uredu i ne raditi ništa. To već zadire u čisto osobne radne navike i povjerenje koje manager razvije sa svojim timom. Istina je da su veće firme kod nas više u bojazni da bi na taj način izgubili kontrolu nad timom. Davnih dana sam imala kolegu koji je većinu radnog vremena proveo gledajući filmove – u uredu, a manager je odrađivao posao jer bi ovaj rekao da ne stigne.

Tu opet u prvi plan dolazi redovita i otvorena komunikacija. Ako nemate povjerenje u pojedinog člana tima, možda se radi o tome da niste najbolji fit. Uvođenje raznih time trackera, snimanje monitora i klikanja mišom su krajnje neproduktivni jer “po defaultu” kod zaposlenika razvijaju osjećaj nelagode i daju im na znanje da nemate nikakvo povjerenje u njih.

Prema Lorinom iskustvu, već nakon nekoliko mjeseci do maksimalno pola godine se ionako dobije dobar dojam tko se izmotava i ne prikazuje svoj rad transparentno.

Na osnovu zapisnika sa Scrum sastanaka u Mašineriji prate progres – jesu li popravili spomenute probleme ili se oni i dalje događaju i ako da, ispituju zašto.

Imamo pak i drugu stranu medalje, oni koji rade od doma mogli bi se naći i u problemima da ne mogu presjeći granicu između radnog i privatnog vremena. Kako je i sama Lora spomenula, češći je slučaj da zaposlenici u IT-ju više posla obave od kuće nego u uredu. Naravno, ima ipak i onih koji će doma češće odrađivati kućanske zadatke, nego poslovne. Lora u tom slučaju preporučuje da je dobro s timom definirati jasno određeno radno vrijeme (npr. jednako kao i u uredu) i držati se tih radnih 8 sati.

Ključno je da voditelj (i za svoje dobro i za dobro tima) uvede Daily standups (prema Scrum frameworku). Dakle, na početku dana svaki član tima napiše taskove koje realno taj dan može odraditi te izvijesti koje je taskove izvršio prethodni dan. Ako prati planirano naspram ostvarenog, voditelj može dobiti jasnu sliku o tome kolika je produktivnost svakog člana tima, pogotovo uz pretpostavku da i inače komuniciraju oko tekućih problema. Neki timovi imaju toliko dobro razrađen taj proces da se gotovo nikada nemaju potrebu čuti, što osobno ipak ne bih preporučila jer smatram da bi svakom timu bilo korisno osim produktivnosti razvijati i osjećaje zajednice i pripadnosti.

Uostalom, Lora je primijetila da iako rade sada već duže vrijeme od doma, kada se konačno i nađu puno više pričaju o neobaveznim stvarima što tumači kao znak da im ipak nedostaje taj kontakt uživo.