Više Instagram nego intranet - Jenz je aplikacija koju vaš tim nije znao da treba! - Android

Umjesto emailova, Facebook eventova, Google kalendara, anketa, Instagram profila, Slack #general i #win kanala, razmjene kontakata - možda je vrijeme da se sve složi u jedno? Hrvatski Q napravio je upravo to s aplikacijom Jenz.

The post Više Instagram nego intranet: Jenz je aplikacija koju vaš tim nije znao da treba! appeared first on Netokracija.

Na zadnjem održanom Digitalnom doručku koji se bavio pitanjima interne komunikacije imali smo priliku saznati kako se u Q agency, Lemaxu, A1 Hrvatska i Pevexu menadžeri nose s novim izazovima komuniciranja u vrijeme rada od doma. Na početku meetupa tako smo imali priliku čuti i više od Filipa Ljubića, Q-ovog CEO-a. Oni su u ovoj situaciji imali priliku otići korak dalje – s Jenzom, vlastitom aplikacijom za internu komunikaciju, događaje, kontakte, dijeljenje kudosa i sličnoga.

S obzirom na to da se na prste ruku mogu nabrojati domaće softverske i dizajnerske agencije koje su jedan dio svog poslovanja posvetile razvoju vlastitog proizvoda, iskoristili smo priliku da saznamo što je točno Jenz te kakve potencijale krije za Q, a i sve druge tvrtke koje ga budu u skoroj budućnosti koristile. Kako mi kaže sam Filip, plan je da Jenz postane jedna posve nova priča, a koja bi mogla i nadmašiti Q. Nedavno su za Jenz dogovorili i prvog korisnika aplikacije, a čast je pripala zaposlenicima Deloittea Hrvatska.

Interno, intranet – Instagram?

Iako se Jenz savršeno uklopio u situaciju pandemije i rada od doma kad je interna komunikacija važnija nego ikad, ideja i sam razvoj Jenza krenuli su mnogo ranije. Nije rijetkost da mnoge agencije razmišljaju o razvoju internog proizvoda, ali rijetki su oni koji to zbilja realiziraju. Istina, Jenz se kao ideja kuhao nekoliko godina, a tek su prije dvije počeli na aplikaciji aktivno raditi, objašnjava mi Filip. Sigurno su nekih godinu dana “crtkali” po ploči, razrađivali koncept ideje, user journeyje i user storiese, pratili kako su drugi razvijali slične elemente – i uzimali najbolje iz prakse.

Uskoro je nastao Jenz, intranet aplikacija u koju Filip i Q polažu mnoge nade. Njezine glavne značajke? Možda upravo to što je uzela najbolje od svega što danas zaposlenici ionako koriste.

Jenz će tako na prvo otvaranje mnogima izgledati kao Instagram, fotografske objave da li od nedavne košarke nakon posla, nečijeg rođendana u tvrtki ili zaključenja nekog dogovora s novim klijentom, izlistat će se kao svima poznat feed. Osim toga, na Jenzu će se moći pronaći svi važni aktualni događaji kako ih znamo vidjeti na Facebooku, ali u ovom slučaju to nisu samo interni sastanci i meetupi, već i radionice, ali i dolazak klijenata u ured.

Htjeli bi da se izbjegnu one situacije gdje netko od klijenata dođe u ured, kuha si kavu, razgovara s nekim iz ureda tko također kuha kavu – a da tijekom cijelog procesa niti klijent, niti primjerice, developer, ne znaju da zajedno rade na projektu već godinu dana samo nisu nikad direktno surađivali.

Pohvale, pokude, godišnji, kudosi, winovi… u Jenz stane sve

No, najvažniji dijelovi Jenza po meni, tiču se sasvim drugih značajki koje podsjećaju na nešto kako bi Slack i LinkedIn simbioza mogla izgledati, iako ne baš u punom smislu riječi. U kategoriji “People” na Jenzu tako se može pronaći profil svakog zaposlenika tvrtke: nema više enigme tko s kim radi, u kojem odjelu i kako nju ili njega kontaktirati. Sve je u takozvanom adresaru zaposlenika, a čiji su profili, naravno, začinjeni i privatnim interesima, kako bi se ljudi mogli povezati i uz neke druge teme osim toga “kako ide projekt”.

Uz to, svaki zaposlenik za sebe može staviti i status ako je odsutan: da li zbog odmora, poslovnog putovanja, bolesti ili ako radi remote. Više se ni godišnji ne moraju predbilježavati, s Jenzom je dovoljno da zaposlenik samo upiše u kalendaru do kad je off. Zanimljiva značajka aplikacije je i Kudos koji svatko može dati kolegi s kojim je imao dobro iskustvo raditi ili ga jednostavno želi pohvaliti za zalaganje i pomoć.

Veliki plus za transparentnost u komunikaciji Jenz donosi sa značajkom anonimnog “Shoutboxa”, opcije koja zaposlenicima nudi mogućnost da se u svakom trenutku mogu direktno obratiti da li Ljudskim resursima, Upravi, ili recepciji. Shoutbox bi se tako koristio za sve: od kritike da se nešto dovoljno ne komunicira od strane uprave do toga kako nema markera u sobi za sastanke već dva tjedna.

Jedna od značajnih funkcionalnosti su i ankete, a koje su, moram primijetiti, lijepo usklađene po uzoru na Typeform. Zamislite sve one situacije kada se dogovor oko lokacije Božićnog partija dogovarao danima… s anketama u Jenzu Q želi postići da se povratna informacija velikog broja zaposlenika može dobiti u par minuta. Sreća je u malim detaljima za ovu aplikaciju, a bit će i za zaposlenike koji bi mogli bez po’ muke izglasati da se praznik u utorak spoji s vikendom.

Kad se posao samo odrađuje – nikome nije dobro

Sve ovo zapravo je inspirirano povratnom informacijom od zaposlenika. Kako je Q brzo rastao i širio se iz ureda u ured, jednoga pa na dva i više katova bilo je jasno kako nedostaje komunikacije, a zaposlenici su izrazili želju da vide širu sliku i da se komunicira transparentnije o svim stvarima od značaja za tvrtku. Motivacija, Filipu i uključenima, bila je ponuditi neko rješenje kako bi zaposlenike uputili brzo i efikasno u sve važno što se događa. Kao primjer, Filip se prisjetio odlaska na njemački CeBIT 2018. na kojem je Q tada zauzeo značajan štand i poziciju – u što se uložilo puno novaca, ali i vremena i fokusa:

Većina ljudi niti nije znala da smo na CeBIT-u niti je znala da tamo imamo štand, točnije da imamo velik i ozbiljan štand. I to je šteta. Mislim da bi bilo dobro da ljudi o tome znaju nešto, da s tog štanda vide neki live video, neke fotke, otkriju rezultate: s kim smo se sreli, s kim smo razgovarali i slično.

Takvih primjera je bilo hrpa, barem što se tiče informiranja, kaže mi Filip. Poput sitnica – biti upućen kad je tko na godišnjem, kako se snaći kad trebaš nekog hitno ili kako se što prije dogovoriti za neku radionicu ili zajedničku aktivnost. Bilo je nekih desetak različitih funkcionalnosti koje su im nužno trebale praktički na dnevnom nivou, dodaje, a veći dio njih se nije mogao na jednostavan način srediti kroz postojeće alate:

Mislim da ljudi nisu ni svjesni koliko menadžment ima često puno više informacija od drugih odjela. Svaki odjel vidi svoj nekakav silos i ne zna što se događa u drugim odjelima. Normalno, samim time kad ne znaš što se događa niti vidiš širu sliku, onda misliš: Joj, kako su ovo tako glupo odlučili. Možda odluka jest glupa, ali ljudi ne znaju da je možda bila najmanje glupa od svih, možda je ta od 5 opcija jednostavno bila najmanje loša.

Osim toga, ljudi kad nemaju širu sliku ne vežu se za firmu, ne osjećaju da doprinose i onda odrade posao tek toliko da odrade i idu doma – i to je jako loše, napominje Filip. Stoga je nakon informiranja važan aspekt Jenza i održavanje kulture tvrtke koja se može puno efikasnije realizirati kroz značajke aplikacije.

Sami sebi najzahtjevniji klijent

Naravno, kako kaže Filip, jedna je stvar kad o razvoju aplikacije koja bi pospješila internu komunikaciju i transparentnost pričaš na nekom ručku: pa skontaš kako bi to bilo super imati pa malo guglaš da vidiš postoji li išta slično… – no, skroz je druga stvar doći do trenutka kada to uistinu počneš razvijati. Stoga sam s Filipom razgovarala i o tome kako je proteklo razvijanje internog proizvoda: kako raspodijeliti ljude koji već imaju posla na drugim projektima te kako zadržati kontinuitet razvoja dok su druge stvari prioritetne.

Q je pripremu samog Jenza shvatio veoma ozbiljno te su u njega do sada uložili puno: od ljudi, njihovih tisuća sati rada, do novca, točnije 250 tisuća eura. Vidjeli su da Jenz ima veliki potencijal i odlučili su da se neće krpati kad je netko slobodan da usput “petlja na tome”, objašnjava Filip:

Mi smo to radili kao da smo pravi klijent i kao da je Q izvođač odnosno softver partner. Znači, napravili smo specifikacije, napravili radionicu, dali te specifikacije timu i oni to razvijaju kao da smo klijent. Taj odnos je bio vrlo realan. Imali smo tim koji je radio u pravilu najčešće, ili dobar dio vremena, samo na Jenzu. Ljudi se jesu izmjenjivali u pozadini, ali core tim developera je radio baš na tome.

Naravno, uletavale su u zadnjih godinu i pol fenomenalne prilike koje se ne propuštaju, klijenti koje ćeš sad ili nikad uhvatiti, izazovi koje treba hitno riješiti – teško je tada zadržati vlastiti projekt na jednakom prioritetu:

Onda je normalno da dođeš u napast da otkantaš Jenz, ostaviš ga i povučeš ljude s njega. Tu smo bili jako strogi i nismo se s tim igrali. Uvijek bi rekli: Ne, nećemo se s tim zezati, što bi bilo da Jenz nije naš nego da je neki drugi klijent u pitanju, ne bi to mogi napraviti – nećemo ni sada. Tako da po meni treba presijeći u takvim situacijama.

Aplikaciju je potom trebalo i interno testirati, što ima svoje prednosti i mane. Pojavljuje se kod zaposlenika taj prirodni interes i veća razina entuzijazma upravo zato što je to proizvod tvrtke za koju radiš, ističe Filip, no s druge strane kad je nešto tvoje interno uvijek si malo više kritičan. Ipak, danas se više ne moraju brinuti oko toga i Jenz se pomalo, ali sigurno dobro primio u ovoj izvanrednoj situaciji – uz to, dobili su i prvog vanjskog korisnika.

Pandemija otvara prava pitanja za Jenz

Jenz je odnedavno krenuo u opticaj s Deloitte Hrvatska, a od kojih sam imala priliku i čuti prve dojmove. S obzirom na trenutnu situaciju i da je radno mjesto prestalo biti samo fizički prostor koji zaposlenici zauzimaju u svojem redovnom radnom vremenu, iz Deloittea komentiraju kako se Jenz našao kao savršen partner za stvaranje i pokretanje kulture ujedinjenosti i suradnje.

JENZ ćemo upotrebljavati za povezivanje svojih zaposlenika koji bi inače ostali nepovezani i to na nov i zabavan način te kako bismo istodobno omogućili dijeljenje znanja, izgradnju zajednice i brisanje interne hijerarhije. Jedva čekamo Jenzati!

Ideja je da se nakon Deloitte tima u Hrvatskoj Jenz proširi i na Deloitte Europe, no osim njih Filip mi kaže kako imaju još aktivnih kontakata s kojima trenutno razgovaraju. Lista zainteresiranih velikih firmi poput PwC Hrvatska, Ernst & Young i pojedinih banaka, tako stalno raste.

Vidim da s kojim god menadžmentom pričamo, od nekih većih ozbiljnijih firmi koji su našli klijenti i nekih partnera koje imamo, svi su veoma zainteresirani. Reakcije su stvarno iznad svih očekivanja bile i prije pandemije, kad smo im pokazali samo neke wireframeove, a pogotovo sad kad se svaki ozbiljan CEO brine što će biti na jesen ako će firme i dalje raditi remotely, kako zadržati tim na okupu, kako da ljudi imaju taj osjećaj pripadnosti timu, da su uključeni i povezani, da su jedan tim – to su sad teme koju su aktualnije nego ikad prije.

Prije je to bilo važno, ali nije bilo hitno. Sad je i važno i hitno.

Jedna nova priča

Jenz će možda dobiti veliki poticaj ovim trenutkom kada je interna komunikacija posebno važna, no potencijal se vidi i izvan toga. Kako objašnjava Filip, Jenz će neformalizirati neke stvari, učinit će da ljudi nemaju taj grč kada dođu na posao da nešto moraju, da ih netko gleda i nadgleda – razvijat će se ta prijateljska atmosfera gdje će ljudi imati osjećaj da su dio nekog tima, a ne da su došli na posao, zaključuje:

To su sve nekakve zdrave stvari za društvo i mislim da općenito biznis ide u tom pravcu da smo svi više opušteniji i da se ta flat organizacija sve više osjeti.

S obzirom na rast zainteresiranih tvrtki koje će prepoznati Jenz kao rješenje koje to može ostvariti, Filip ističe da će morati ozbiljno razmišljati o tome da se i službeno oformi Jenz tim – da on takoreći ima glavu i rep te vjerojatno i posebnog, dediciranog CEO-a. Trenutno već rade na tome pa je moguće da će uložiti još 250 tisuća eura kako bi nadogradili tim i izdvojili ga iz Q-a da izgradi jednu svoju priču.

Definitivno smo jako ambiciozni po pitanju Jenza i s puno ljubavi to radimo, mislimo da možemo puno toga promijeniti. Mi ne dajemo ljudima tehnologiju, mi im dajemo i consulting kako da se Jenz uhvati, kako da ta Jenz kultura postane kultura firme. Jenz će sigurno za one firme koje će ga implementirati uljepšati boravak i rad u toj firmi.

U svakom slučaju, samo pogled na lijepo dizajniran Jenz već će biti korak naprijed od omraženih intraneta.

The post Više Instagram nego intranet: Jenz je aplikacija koju vaš tim nije znao da treba! appeared first on Netokracija.